사무직 경리·회계 업무 자동화: OCR과 RPA 활용 사례

1. 경리·회계 업무의 반복성과 자동화 필요성

사무직 경리·회계 담당자의 업무는 세금계산서 처리, 전표 입력, 비용 정산, 영수증 검증 등 반복적이고 규칙 기반의 작업이 많습니다. 이러한 업무는 정확성이 중요하지만 동시에 시간이 많이 소요되어, 담당자의 피로도를 높이고 생산성을 떨어뜨립니다. 특히 분기·연말 결산 시즌에는 단순 입력과 검증 작업에 인력이 몰려 전략적 업무에 집중하기 어렵습니다. 이 때문에 최근 기업들은 **OCR(광학 문자 인식)**과 **RPA(로봇 프로세스 자동화)**를 도입하여 반복 업무를 줄이고 효율성을 높이는 방향으로 전환하고 있습니다. 자동화는 단순히 시간을 절약하는 수준을 넘어, 실수 최소화, 데이터 신뢰성 확보, 인력의 고부가가치 업무 전환이라는 장점을 제공합니다.

2. OCR 기술로 영수증과 세금계산서 자동 처리

OCR은 이미지 속 글자를 추출하여 디지털 데이터로 변환하는 기술입니다. 경리·회계 실무에서 OCR은 영수증 스캔 → 데이터 추출 → 전표 자동 기입 과정에 활용됩니다. 예를 들어 출장비 영수증을 촬영해 업로드하면, OCR이 상호·금액·날짜를 인식해 회계 시스템에 자동으로 입력합니다. 이로 인해 직원들은 더 이상 종이 영수증을 일일이 확인하고 입력할 필요가 없습니다. 최근에는 OCR이 단순 인식률을 넘어, AI 기반 문맥 분석으로 금액 오인식이나 항목 분류 오류까지 줄여줍니다. 특히 세금계산서 처리에서 효과가 큰데, 대량의 전자세금계산서를 OCR과 연동하면 ERP 시스템에 자동 기입되어, 수천 건의 데이터를 사람이 직접 입력할 때 발생할 수 있는 실수를 예방합니다. 결과적으로 OCR은 데이터 정확성 강화와 문서 처리 속도 향상이라는 두 가지 효과를 동시에 제공합니다.

3. RPA 도입으로 전표 입력과 정산 자동화

RPA는 사람이 컴퓨터에서 수행하는 반복 작업을 소프트웨어 로봇이 대신 수행하는 기술입니다. 회계 부서에서는 전표 입력, 계정 코드 배정, 월말 마감 보고와 같은 규칙 기반 프로세스에 자주 활용됩니다. 예를 들어, RPA는 카드 사용 내역을 불러와 ERP에 자동으로 입력하고, 계정과목을 규칙에 맞게 분류한 뒤, 상사의 승인 요청 메일까지 발송할 수 있습니다. 또한 출장비 정산 과정에서 직원이 업로드한 영수증을 OCR로 인식한 후, RPA가 이를 ERP 전표로 변환하고 승인 절차까지 이어가도록 설계할 수 있습니다. 이렇게 되면 경리 담당자는 단순 입력 대신 검증·분석·의사결정 지원에 더 많은 시간을 쓸 수 있습니다. 실제로 RPA를 도입한 기업들은 마감 기간 단축, 오류율 감소, 직원 만족도 향상이라는 가시적 성과를 보고 있습니다.

4. OCR과 RPA 결합 사례 및 도입 전략

OCR과 RPA를 단독으로 활용할 수도 있지만, 두 기술을 결합하면 효과가 극대화됩니다. 예를 들어, OCR이 영수증이나 세금계산서에서 데이터를 추출하면, RPA가 이를 ERP에 자동 입력하고 회계 규칙에 맞게 처리한 후, 승인 프로세스까지 진행할 수 있습니다. 이때 담당자는 RPA가 생성한 로그를 검토해 오류 여부만 확인하면 되므로, 업무 부하는 크게 줄어듭니다. 도입 전략 측면에서는 먼저 반복 빈도가 높고 규칙이 명확한 업무부터 시작하는 것이 좋습니다. 초기에는 영수증 입력, 법인카드 정산처럼 단순한 영역에 적용하고, 점차 매출·매입 전표, 세금신고 데이터 등 복잡한 업무로 확장할 수 있습니다. 또한 도입 시에는 IT 부서와 회계 부서가 협업해 프로세스 표준화 → 파일 형식 통일 → 자동화 설계 단계를 거쳐야 안정적으로 안착할 수 있습니다.

5. 경리·회계 직무의 미래와 자동화의 역할

자동화 도입으로 단순 반복 업무가 줄어들면, 경리·회계 담당자는 데이터 분석, 재무 전략 기획, 리스크 관리와 같은 고부가가치 업무에 집중할 수 있습니다. 이는 개인 커리어 측면에서도 긍정적입니다. 반복 업무만 처리하는 역할에서 벗어나, 재무 데이터 기반의 인사이트 제공자로 성장할 수 있기 때문입니다. 물론 자동화 도입 과정에서는 “업무 축소”나 “직무 대체”에 대한 우려가 있을 수 있지만, 실제로는 단순 작업에서 벗어나 더 전문적인 역량을 요구하는 방향으로 역할이 변화합니다. 따라서 경리·회계 직무 종사자라면 OCR·RPA 활용 능력과 함께 데이터 리터러시, 자동화 프로세스 설계 이해를 경쟁력 있는 스킬로 준비해야 합니다. 앞으로 회계 부서는 단순 집행 부서가 아니라, 데이터 기반 의사결정을 지원하는 전략적 파트너로 자리 잡게 될 것입니다.