업무 자동화 초보자 가이드: Zapier·IFTTT 실무 예시

업무 자동화 초보자 가이드: Zapier·IFTTT 실무 예시

업무 효율화를 위해 자동화를 도입하는 기업이 늘고 있다. 하지만 막상 실무자가 자동화를 직접 설정하려 하면 어렵게 느껴지는 경우가 많다. 개발 지식이 없어도 사용할 수 있는 도구인 Zapier(자피어)와 IFTTT(이프댓댓)를 이해하면 업무 흐름이 완전히 달라진다. 이번 글에서는 두 툴의 개념부터 실제 사무직에서 적용 가능한 사례, 그리고 내가 겪은 실무 경험을 기반으로 한 노하우까지 정리했다.

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1. 자동화의 기본 개념 이해: ‘트리거’와 ‘액션’ 구조

Zapier와 IFTTT의 핵심 원리는 동일하다. 특정 조건이 발생하면 자동으로 어떤 행동이 실행되는 ‘트리거(Trigger) - 액션(Action)’ 구조다. 예를 들어 ‘메일이 도착하면 첨부파일을 구글드라이브에 저장한다’, ‘구글폼 응답이 제출되면 슬랙에 알림을 보낸다’ 같은 방식이다.

이 구조를 이해하면 업무 자동화는 생각보다 단순해진다. 특히 반복적인 사무 업무(예: 보고용 데이터 수집, 회의 일정 공유, 문서 백업 등)는 자동화 효과가 크다.

Zapier는 비즈니스용으로 설계되어 수천 개의 앱(예: 구글워크스페이스, 노션, 슬랙, 트렐로 등)과 연동된다. 반면 IFTTT는 개인용 중심으로, 이메일, SNS, 스마트홈 기기 등과의 연결에 강하다. 두 툴 모두 무료로 시작할 수 있어 진입장벽이 낮다.

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2. 실무에서 바로 쓸 수 있는 Zapier 예시

Zapier는 기업 내 협업 툴을 연동하는 데 특히 강력하다. 예를 들어 마케팅팀에서는 다음과 같은 자동화를 활용할 수 있다.

• 구글폼 설문 응답이 제출되면, 자동으로 구글스프레드시트에 데이터가 정리되고 슬랙에 알림이 전송된다.
• 신규 고객 문의 메일이 오면, CRM(고객관리시스템)에 자동으로 등록된다.
• 노션에 회의록을 작성하면, 해당 내용을 구글드라이브에 백업하고 팀 캘린더에 일정이 추가된다.

이러한 자동화 시나리오를 설정하면 하루 평균 1~2시간씩 소모되는 단순 반복 작업이 사라진다. 특히 팀 간 정보 전달 속도가 빨라져 “메일로 공유했나요?” 같은 확인 절차가 줄어든다.

내가 처음 Zapier를 적용했을 때는 “영업팀 문의메일 자동 분류”였다. Zapier에서 Gmail 필터를 트리거로 설정해, 메일 제목에 ‘견적’이나 ‘계약서’가 포함되면 자동으로 트렐로 카드가 생성되게 했다. 결과적으로 누락되는 문의가 0건으로 줄었다. 이 경험은 자동화의 실질적인 가치를 체감하게 한 계기였다.

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3. IFTTT로 구현하는 개인 업무 효율화 사례

IFTTT는 ‘개인 비서’처럼 작동한다. Zapier보다 단순하지만, 개인 일정 관리나 정보 정리에 매우 유용하다.

• 구글캘린더에 일정이 추가되면 자동으로 슬랙 상태가 ‘회의 중’으로 변경된다.
• 중요한 이메일이 오면 스마트폰 알림으로 즉시 알려준다.
• 업무 관련 트위터 계정의 특정 키워드(예: “산업동향”)를 자동으로 노션 페이지에 저장한다.

이처럼 개인 생산성을 높이는 데 초점을 맞춘 IFTTT는, 반복되는 디지털 루틴을 정리하는 데 적합하다.

실제로 나는 IFTTT를 이용해 ‘매일 오전 9시 출근 시각에 업무 체크리스트를 슬랙으로 전송’하는 자동화를 만들었다. 별것 아닌 기능이지만, 아침 업무 루틴을 자동화하니 업무 시작이 일정해지고 누락이 줄었다.

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4. 자동화를 설계할 때 주의할 점

업무 자동화는 설정만으로 끝나지 않는다. 제대로 운영하려면 다음 세 가지를 반드시 고려해야 한다.

1. 데이터 정확성: 자동으로 전달되는 정보가 올바른지 반드시 검증해야 한다. 초기에는 테스트 계정을 활용해 문제없이 동작하는지 확인하는 것이 중요하다.
2. 업무 보안: 구글드라이브나 CRM 등 민감한 정보를 다루는 경우, 접근 권한 설정을 꼼꼼히 관리해야 한다.
3. 중복 자동화 방지: 같은 트리거가 여러 액션을 실행하지 않도록 설계 단계에서 명확히 구분해야 한다.

특히 실무에서는 한 번 설정해두고 방치하는 경우가 많다. 하지만 자동화는 업무 프로세스가 바뀌면 함께 수정해야 한다. 주기적으로 검토 일정을 잡아 점검하는 것이 좋다.

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5. 나의 관점: 자동화는 ‘효율’보다 ‘집중’을 위한 도구

많은 사람들이 자동화를 ‘시간 절약의 수단’으로만 본다. 하지만 내가 경험한 바로는, 더 중요한 가치는 ‘집중력 회복’이다. 반복적인 업무를 도구에 맡기면, 사람은 사고와 판단이 필요한 일에 에너지를 쓸 수 있다.

예를 들어, 매주 수동으로 데이터 복사 작업을 하던 시절에는 단순 입력에만 몰두했다. 그러나 자동화를 도입한 후에는 데이터를 ‘해석’하고 ‘전략을 세우는’ 일로 시간을 옮길 수 있었다. 이 변화는 업무 만족도에도 큰 영향을 줬다.

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적용 권장 문장

이번 주에 본인이 반복적으로 수행하는 업무를 하나만 선정해보자. 그리고 Zapier 또는 IFTTT로 ‘자동화 가능한 부분’을 찾아본다. 처음에는 단순한 알림부터 시작하더라도, 익숙해질수록 점점 더 복잡한 자동화 흐름을 설계할 수 있다. 자동화의 진짜 목적은 일을 덜 하는 것이 아니라, 더 가치 있는 일에 집중하기 위함이다.

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자동화는 더 이상 개발자만의 영역이 아니다. 사무직, 기획자, 마케터 누구나 ‘생산성 툴 사용자’로서 주도적으로 일할 수 있는 시대다. 지금 당장 Zapier나 IFTTT를 열어, 나의 반복 업무를 한 가지라도 도구에 맡겨보자. 업무의 흐름이 달라지는 순간, 당신의 일의 질도 함께 바뀔 것이다.